A qui faire appel pour détruire les archives numériques
Toutes les entreprises, exerçant dans les services ou dans la production, ont des archives. Elles sont ainsi, toutes contraintes, par la réglementation, de conserver leurs documents juridiques, comptables et financiers, RH…durant une période fixée par la loi et qui varie en fonction de la nature de chaque document et des obligations légales qui s’y rapportent.
Dans certaines grandes sociétés, on retrouve encore des salles entières remplies d’archives papiers. Mais depuis quelques années, la tendance est à la dématérialisation et donc aux archives numériques ; une nouvelle méthode d’archivage de documents légaux et confidentiels qui permet, aux entreprises, non seulement de gagner des mètres carrés et de faire des économies en termes de gestion d’archives, de pourvoir manipuler et retrouver ses documents plus facilement et plus rapidement et aussi de sécuriser ses données qui seront mieux protégées d’un éventuel vol ou encore d’un incendie ou d’une inondation.
En effet, les archives numériques ont de nombreux avantages pratiques et pécuniers. Elles sont cependant soumises aux mêmes règles et délais légaux de conservation que les archives papiers soit entre 3 et 30 ans pour les documents civils et commerciaux, 10 ans pour les pièces comptables et 6 ans pour les documents fiscaux. Elles sont ainsi stockées dans des clés USB, dans des disques durs externes ou encore dans des serveurs mais doivent impérativement être détruites, à la fin de leur période dite de conservation ou de prescription. Une étape qu’il ne faut surtout pas prendre à la légère et qu’il est impératif de faire dans les règles pour être en conformité avec le règlement RGPD notamment pour le droit à l’oubli.
Mais alors comment faire pour détruire ses archives numériques ? La démarche est plutôt simple et rapide à condition bien sûr de faire appel à des professionnels. En effet, pour les archives papiers, il est parfaitement possible de faire la destruction par ses propres moyens ou de confier la tâche à des employés de l’entreprise mais pour les archives électroniques, c’est impossible. Seules des sociétés dont c’est le métier et qui sont bien équipées peuvent prendre en charge correctement ce type d’opération.
Il existe, ainsi, un peu partout en France et ailleurs des sociétés de débarras qui s’occupent non seulement du désencombrement et du nettoyage des appartements, des maisons et des locaux commerciaux mais aussi de la destruction des archives papiers et numériques des petites et grandes entreprises. C’est le cas par exemple de MDD Débarras, une entreprise située en région parisienne et qui opère partout à Paris et en Ile de France.
Pour profiter de l’un de ses services et notamment celui de la destruction d’archives papiers ou numériques, il vous suffit de prendre contact avec son équipe par téléphone ou par mail et de faire votre demande de devis. Une personne se déplacera alors dans vos locaux pour évaluer le volume et le type d’archives numériques dont vous voulez vous débarrasser. Il faudra bien sûr, distinguer les documents arrivés au terme de leur délai de conservation de ceux qui ne le sont pas encore. Une fois la visite terminée, l’entreprise de débarras vous enverra alors, assez rapidement, un devis détaillé pour la destruction de vos archives numériques et papiers si vous en avez et pour toutes autres prestations de nettoyage, de désinfection ou de débarras que vous aurez demandé.
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Il est conseillé avant de choisir son prestataire de bien se renseigner sur la qualité de son travail, les délais, les équipements et la procédure de destruction de vos archives numériques. En effet, toutes les sociétés de débarras ne se valent pas et dans le cas d’une opération de désarchivage numérique, le choix est encore plus délicat à cause du caractère souvent confidentiel des documents à détruire. Il est ainsi nécessaire voir même primordial de s’assurer que le prestataire choisi exécutera sa mission dans le respect des règles et des lois en vigueur ; au risque de se retrouver poursuivi pour divulgation d’informations privées et personnelles, espionnage économique et industriel ou encore usurpation d’identité. Pour confirmer le sérieux de la société de débarras, il est donc conseillé de demander un certificat de destruction d’archives, délivré pour attester de l’élimination totale et définitive de vos documents et pour garantir la confidentialité de tout le processus de destruction de vos archives numériques.
Date de publication : 27 Avril 2022 / Informatique et Internet